Gerenciar um negócio de experiências turísticas exige organização para garantir a sustentabilidade da operação e permitir que o empreendimento cresça de forma saudável.
Uma boa planilha de controle financeiro ajuda a empresa a entender para onde o dinheiro está indo, o que está dando mais retorno e como manter o equilíbrio nas contas mesmo em períodos de baixa temporada.
Neste post, reunimos 6 dicas práticas e aplicáveis para você montar uma planilha eficiente, mesmo sem ter conhecimentos avançados de finanças. Com um pouco de organização, é possível ter uma visão clara do seu negócio e tomar decisões com mais segurança.
1. Separe as receitas por tipo de passeio
É muito importante que você registre todas as entradas do seu dinheiro, entendendo de onde vem o seu faturamento. A maneira mais eficiente de fazer isso é separar os ganhos por tipo de passeio ou experiência oferecida.
Essa prática permite identificar quais produtos estão performando melhor, quais têm baixa procura e onde você pode investir em melhorias ou promoções.
Para montar a planilha, crie uma aba chamada Receitas financeiras. E, dentro dela, reserve colunas para cada tipo de passeio que você oferece.
Em cada linha, registre:
- A data da venda
- A quantidade de participantes
- O valor total recebido
- A forma de pagamento
- A origem da venda (site próprio, Paytour, WhatsApp, parceiro, etc.)
Também é necessário que você possa identificar outras fontes de renda que a sua empresa oferece, além das experiências turísticas em si. Um exemplo são:
- Venda de produtos adicionais: lanches, bebidas, souvenirs etc.
- Comissões: recebidas de parceiros (hotéis, restaurantes).
Além da clareza na lucratividade, você ainda consegue obter uma melhor base para realizar a precificação. Desse modo, caso perceba que um passeio tem custos altos e baixa margem, você pode revisar o preço ou pensar em formas de otimizá-lo.
Você também pode cruzar esses dados com os custos de cada passeio (como combustível, alimentação, ingressos ou guias) e calcular o lucro por experiência. Assim, você terá uma visão ainda mais estratégica do seu negócio.
2. Defina as categorias de despesas
Quando falamos de controle financeiro, muitos empreendedores acreditam que devem anotar apenas os grandes gastos, como folha de pagamento e aluguel de veículos, se for o caso. Com isso, acabam ignorando pequenas despesas do dia a dia.
No entanto, esses “gastos invisíveis”, somados ao longo do mês, podem representar uma parte significativa do orçamento e afetar diretamente a sua margem de lucro.
Para uma empresa de passeios, isso é ainda mais importante, pois a rotina envolve muitos custos operacionais variáveis, especialmente quando lidamos com logística, transporte, alimentação e atendimento ao público.
Por que registrar tudo?
Esse registro é importante para que o empreendedor possa compreender qual o custo real de cada passeio. Desse modo, ele evita surpresas no caixa no final do mês.
Identificar gastos recorrentes ajuda a otimizá-los ou negociá-los, bem como a ter um planejamento mais preciso dos preços dos seus serviços.
Para organizar essas informações na planilha, crie uma aba chamada “Despesas” e utilize colunas como:
- Data
- Tipo de despesa
- Descrição
- Valor
- Forma de pagamento
- Passeio relacionado (caso o gasto esteja atrelado a um passeio específico)
O ideal é que você detalhe minuciosamente os tipos de despesas que a sua empresa possui. Exemplos:
- Custos operacionais: combustível, manutenção de veículos, taxas de acesso a parques ou atrações;
- Salários/pagamentos: guias, motoristas, equipe de apoio;
- Marketing e publicidade: anúncios online, flyers, profissionais da área e plataformas;
- Despesas administrativas: contabilidade, internet, telefone, material de escritório;
- Manutenção e reparos: equipamentos, veículos;
- Impostos e taxas: impostos específicos da atividade;
- Despesas variáveis: alimentação, hospedagem para pernoites em passeios mais longos;
- Outras despesas: qualquer outro gasto que não se encaixe nas categorias acima.
Ao registrar todas as despesas, mesmo as mais simples, você constrói uma base sólida de dados para entender melhor a saúde financeira do seu negócio. Isso ajuda a precificar corretamente, reduzir desperdícios e tomar decisões mais conscientes para o crescimento da sua operação.
3. Tenha uma aba exclusiva para fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o coração do controle financeiro. Ele mostra, de forma clara e cronológica, todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio, permitindo visualizar sua disponibilidade financeira real em cada momento.
Acompanhar essas entradas e saídas é fundamental para ter controle sobre a operação financeira da sua empresa. Isso também ajuda a prever períodos de baixa, considerando que o mercado do turismo costuma ter variações nas vendas conforme a temporada, datas comemorativas e clima.
O que é um fluxo de caixa?
Explicando de forma mais simplificada, o fluxo de caixa é uma tabela que registra:
- Entradas: tudo o que você recebeu (vendas, reembolsos, aportes etc.)
- Saídas: tudo o que você pagou (despesas operacionais, impostos, fornecedores etc.)
- Saldo diário: a diferença entre entradas e saídas naquele dia
- Saldo acumulado: quanto você tem em caixa ao longo do tempo
Ao controlar essas informações, você sabe exatamente quanto tem disponível para gastos, investimentos ou emergências. Isso ajuda a evitar rombos financeiros, pois, mesmo com boas vendas, uma má gestão de prazos de pagamento pode deixar o caixa negativo.
Você também consegue ter um maior planejamento de temporadas, pois consegue analisar os saldos mês a mês. Com isso, é possível criar uma reserva financeira nos meses de alta para enfrentar os de baixa temporada com mais segurança.
4. Inclua uma coluna para formas de pagamento
Nem todo dinheiro recebido entra na hora, e nem toda forma de pagamento tem o mesmo impacto no seu caixa (devido a taxas, por exemplo). Por isso, registrar a forma como cada venda foi paga é necessário para controlar seu fluxo financeiro e acompanhar taxas e prazos de recebimento.
Enquanto pagamentos via Pix ou dinheiro caem na hora, vendas por cartão de crédito podem levar 30 dias ou mais para serem repassadas pela operadora.
Algumas formas de pagamento têm custos que reduzem sua margem de lucro. Ao registrar isso, você consegue entender o quanto está realmente ganhando em cada canal.
Adicione uma coluna chamada “Forma de Pagamento” na aba de receitas. Use categorias como:
- Dinheiro
- Pix
- Cartão de crédito (à vista ou parcelado)
- Transferência bancária
- Plataforma online (Paytour, OTA etc.)
Você também pode criar uma aba complementar com um resumo de entradas por forma de pagamento no mês. Isso ajuda a negociar melhores condições com maquininhas ou plataformas, por exemplo.
5. Use cores para facilitar a leitura
O uso de cores em sua planilha ajuda a destacar informações importantes, identificar padrões e tornar o acompanhamento financeiro mais ágil.
Isso torna a leitura mais leve e intuitiva, ajuda a destacar problemas (ex: saldo negativo ou despesas altas), facilita comparações entre meses ou passeios e reduz erros de análise.
Você pode usar as cores da seguinte forma:
- Verde: para receitas, lucros ou saldos positivos
- Vermelho: para despesas, prejuízos ou saldos negativos
- Amarelo: para itens pendentes ou previstos (ex: pagamento futuro)
- Azul claro ou cinza: para dados neutros, como categorias ou descrições
6. Faça análises mensais
Não basta apenas registrar os dados financeiros (embora seja essencial). É preciso também analisar os resultados periodicamente, em especial ao final de cada mês. Essa revisão permite enxergar o desempenho do seu negócio, identificar tendências, avaliar sua lucratividade e tomar decisões com base em fatos, não achismos.
Ao realizar análises mensais, você pode observar os seguintes fatores:
1. Quais passeios tiveram maior receita?
Verifique quais roteiros foram os mais vendidos e quais geraram maior faturamento. Assim, você pode:
- Investir mais em divulgação desses passeios
- Criar combos ou pacotes com os mais procurados
- Ajustar ou repensar passeios com baixa demanda
2. Quais foram os maiores gastos?
Ao analisar as despesas, veja onde está o maior consumo de recursos. Talvez seja:
- Combustível
- Taxas de plataformas
- Alimentação para os clientes
- Equipamentos ou manutenção
Com isso, dá para buscar soluções mais econômicas, cortar desperdícios ou renegociar com fornecedores.
3. Qual foi o lucro real do mês?
Subtraia todas as despesas da receita total para entender se houve lucro ou prejuízo. Muitas vezes, o faturamento é alto, mas os custos também — o que reduz a rentabilidade.
4. Como está o saldo acumulado?
Acompanhe a evolução do seu caixa. O dinheiro está crescendo ou diminuindo? É hora de guardar, investir ou reorganizar?
5. Comparação com meses anteriores:
Crie uma visão mês a mês dos dados para perceber sazonalidades. Isso ajuda a:
- Se preparar melhor para períodos de baixa temporada;
- Intensificar ações de marketing nos meses mais fracos;
- Criar reservas financeiras nos meses fortes.
Conclusão
Controlar as finanças do seu negócio de passeios não precisa ser complicado. Com uma planilha bem organizada e atualizada, você passa a ter uma visão clara dos números, consegue prever dificuldades, enxergar oportunidades e, o mais importante, tomar decisões com base em dados.
Aplique essas dicas na rotina do seu negócio e transforme a sua planilha em uma ferramenta estratégica. Um bom controle financeiro é o primeiro passo para profissionalizar sua operação e crescer de forma estruturada no setor do turismo.
Se quiser ir além, considere usar plataformas como o Paytour, que ajudam a organizar as vendas e gerar relatórios que facilitam ainda mais esse processo!
