O voucher é um documento que reúne as principais informações de uma reserva e é usado pelo turista para comprovar a contratação de um passeio turístico.
Além disso, também contém orientações sobre a realização da atividade adquirida e ajuda a empresa a validar a reserva. Desse modo, o voucher tem um papel importante na operação de empresas turísticas, ajudando a organizar o processo de check-in, por exemplo.
Com isso em mente, é fundamental que você saiba como emitir um voucher de forma adequada e quais informações precisam estar nesse documento.
E, claro, se a sua empresa está em constante crescimento, também é preciso saber como realizar a emissão automática, reduzindo o trabalho manual da sua equipe.
Neste guia, você vai entender o passo a passo para criar e emitir um voucher de passeios turísticos, desde o registro da reserva até o envio ao cliente. Confira!
Para que serve o voucher?
O voucher tem duas funções principais: comprovar a reserva e facilitar a realização do passeio.
Para o viajante, ele funciona como uma confirmação daquilo que foi contratado. Em vez de precisar procurar mensagens, comprovantes de pagamento ou informações espalhadas em diferentes canais, ele encontra os principais dados da atividade em um único documento.
Para a empresa, o voucher ajuda a identificar a reserva e conferir informações como data, horário, quantidade de participantes e serviço contratado.
O documento também facilita a validação da reserva no momento do passeio, quando contém um QR Code para check-in.
Como emitir um voucher de passeio turístico?
A emissão pode ser feita manualmente, utilizando modelos de documentos, ou automaticamente por meio de um sistema de reservas.
No segundo caso, assim que o cliente realiza a compra por um canal de venda do sistema de reservas (como loja virtual, backoffice, afiliados ou outros) e insere os dados solicitados para o checkout (pagamento), esse voucher já é gerado automaticamente e enviado para o e-mail informado pelo próprio cliente.
Se você ainda não realiza esse processo de forma automática e precisa realizar um trabalho manual, é essencial seguir alguns passos:
1. Registre os dados da reserva
Antes de emitir um voucher, você precisa ter registrado corretamente as informações da compra. Os dados mais importantes são:
- Nome do responsável pela reserva;
- Contato do cliente;
- Passeio contratado;
- Data e horário;
- Número de participantes;
- Valor pago;
- Forma de pagamento;
- Observações relevantes para a operação.
Essas informações precisam ser cadastradas corretamente, pois um único dado incorreto pode resultar em problemas no atendimento ou na realização do passeio.
2. Confirme o pagamento e a reserva
Antes de enviar o voucher como confirmação, verifique se o pagamento da reserva está efetivamente confirmado.
Em uma operação integrada, o status da reserva é, geralmente, atualizado automaticamente após a aprovação do pagamento. Em processos manuais, essa conferência precisa ser feita pela equipe.
Outro detalhe importante é quando a reserva é feita com antecedência, mas o cliente escolhe a opção de pagamento no dia do passeio. Nesse caso, é importante que você tenha o voucher emitido, mas entregue a versão impressa após a realização do pagamento.
Caso você envie o voucher antes da confirmação de pagamento, corre o risco de não ter controle sobre quem pagou ou não pela reserva na hora do check-in.
3. Inclua as informações do passeio
O voucher deve apresentar as informações que o viajante realmente precisa para participar da atividade.
Além de data e horário, você pode incluir:
- Endereço do ponto de encontro;
- Horário de apresentação;
- Duração aproximada;
- Informações sobre embarque;
- Itens que devem ser levados;
- Restrições da atividade;
- Contatos para suporte.
Não é necessário transformar o voucher em um manual. A ideia é concentrar as informações essenciais para que o viajante saiba quando, onde e como realizar o passeio.
4. Gere o voucher
Com a reserva confirmada e as informações preenchidas, o documento pode ser gerado.
Uma alternativa simples é utilizar um modelo padronizado e preencher os dados de cada reserva. Esse método funciona para operações pequenas, mas pode consumir bastante tempo conforme o número de vendas aumenta.
Por isso, é importante considerar a possibilidade de utilizar um sistema de reservas que gere o voucher automaticamente a partir dos dados cadastrados.
5. Adicione um código de identificação ou QR Code
O voucher pode conter um número único de reserva, que é ideal para a identificação, mas conter também um QR Code facilita sua validação e torna esse processo mais rápido.
Em vez de conferir manualmente todas as informações apresentadas pelo cliente, a equipe pode realizar a leitura do código e consultar os dados associados à reserva.
Para que isso funcione corretamente, o QR Code precisa estar vinculado a uma reserva específica e o sistema utilizado pela empresa deve permitir sua validação.
No Paytour, por exemplo, os vouchers podem ser gerados automaticamente com QR Code, permitindo facilitar a identificação e a validação das reservas.
6. Envie o voucher ao cliente
Depois de emitido, o voucher deve ser disponibilizado ao viajante.
O ideal é que o envio do voucher seja formalizado em um e-mail, evitando que o documento seja perdido com facilidade ao deletar uma conversa. Caso o cliente deseje, você pode enviar por um segundo canal, como o WhatsApp.
Caso o pagamento já tenha sido confirmado após a compra do passeio, o voucher já deve ser enviado ao cliente, evitando que ele precise entrar em contato com a equipe para solicitar novamente as informações da compra.
Entrega do voucher em compras presenciais
Quando o cliente realiza a compra na hora em que o passeio ocorre, este voucher pode ser emitido pela própria maquininha de cartão, gerando o QR Code para check-in.
Isso normalmente ocorre quando o sistema de reservas utilizado pela empresa possui integração direta com a maquininha, como é o caso do Paytour.
O que deve constar em um voucher turístico?
Não existe um único modelo de voucher que sirva para todos os passeios. As informações necessárias variam de acordo com a atividade.
Mas listamos alguns dados que você pode inserir nos vouchers emitidos pela sua empresa:
O conteúdo deve ser adaptado à realidade de cada passeio. Uma atividade de barco, por exemplo, pode exigir informações de embarque que não são necessárias em um city tour.
Voucher é comprovante de pagamento?
Não necessariamente. O voucher é, principalmente, um documento de confirmação da reserva e das condições do serviço contratado. Ele pode apresentar informações sobre o pagamento, mas não deve ser confundido automaticamente com um comprovante financeiro.
O comprovante de pagamento demonstra que determinada transação foi realizada. Já o voucher reúne as informações necessárias para identificar e realizar a reserva.
Dependendo da estrutura da empresa, os dois documentos podem ser disponibilizados ao cliente no mesmo processo de compra.
É melhor emitir um voucher manualmente ou automaticamente?
A emissão manual pode funcionar quando a empresa possui poucas reservas. Nesse cenário, um modelo padronizado preenchido pela equipe pode ser suficiente.
Contudo, quando a sua operação começa a crescer e as reservas passam a aumentar, esse trabalho manual torna-se um problema. O problema aparece quando o volume de reservas aumenta, demandando muito tempo e atenção da sua equipe.
Quando você precisa criar individualmente dezenas de vouchers todos os dias, conferir os dados, salvar os arquivos, localizar os contatos dos clientes e enviar cada documento, fica preso por horas em uma única tarefa e corre o risco de cometer erros, seja de digitação, troca de dados ou até mesmo no envio.
A emissão automática resolve parte desse problema porque o voucher é gerado a partir dos dados já registrados na reserva.
Assim, o processo deixa de ser:
- Venda → preencher documento → conferir → salvar → procurar cliente → enviar
Ele passa a ser:
- Reserva confirmada → voucher gerado → envio ao cliente
Essa diferença pode representar uma economia significativa de tempo para empresas que trabalham com muitas reservas.
Como automatizar a emissão de vouchers?
Para automatizar esse processo, a empresa precisa de um sistema capaz de conectar a reserva à geração do voucher.
O funcionamento pode ser estruturado desta forma:
Nesse modelo, os dados não precisam ser digitados novamente para criar cada documento. O sistema utiliza as informações já cadastradas na reserva e faz o envio do voucher automaticamente, confirmando ao cliente que o processo de compra foi concluído com sucesso.
Além da emissão, uma solução de reservas pode centralizar outras etapas relacionadas à operação, como controle de disponibilidade, pagamentos, histórico das reservas e acompanhamento das vendas.
Como o Paytour ajuda a automatizar a emissão de vouchers?
Quando o cliente realiza a compra por um dos canais de vendas do Paytour e finaliza o pagamento, o sistema envia automaticamente o voucher por e-mail, contendo as informações da atividade e QR Code, que pode ser utilizado para facilitar a validação por meio do aplicativo do próprio Paytour.
Isso ajuda a reduzir filas, porque torna o check-in mais ágil.
Outro benefício em automatizar a emissão de vouchers é a redução do tempo gasto com o trabalho manual da equipe em preenchê-los individualmente, conferir informações para, só assim, realizar o envio manual.
Além da emissão de vouchers, o sistema centraliza informações importantes da operação, como dados e históricos de reservas. As disponibilidades de vagas também são atualizadas automaticamente quando um cliente compra por meio dos canais de vendas que o Paytour disponibiliza:
- Loja virtual
- Maquininha
- Backoffice (quando o atendente finaliza a compra pelo sistema)
- Afiliados
- Parceiros comerciais
Conclusão
Um voucher de passeio turístico deve reunir as informações que o viajante precisa para realizar a atividade e permitir que a empresa identifique e valide a reserva.
Para poucas reservas, a emissão manual pode funcionar. Mas, conforme o volume aumenta, automatizar o processo reduz tarefas repetitivas, diminui o risco de erros e agiliza o envio das confirmações.
Com um sistema como o Paytour, a emissão do voucher deixa de ser uma etapa manual e passa a estar integrada ao processo de reservas, com geração automática, QR Code e envio ao cliente.
Assim, sua empresa ganha mais agilidade não apenas para emitir vouchers, mas para organizar toda a operação de reservas.
