A falta de organização no fluxo de reservas ocasiona diversos problemas em empresas que vendem experiências turísticas. O overbooking é um deles, gerando insatisfação no cliente e comprometendo a imagem do negócio no mercado.
Quanto mais a empresa cresce, mais necessária se torna a definição e execução de processos bem definidos, que otimizam tarefas e evitam retrabalhos. Durante a alta temporada do turismo, essa necessidade é ainda maior, pois é quando a demanda aumenta significativamente.
Para evitar erros que comprometam a sua operação, é preciso realizar ações importantes que ajudem a organizar o fluxo de reservas da sua empresa. Abaixo, separamos algumas dicas que podem ser aplicadas no dia a dia do negócio:
1. Automação de reservas
O controle do fluxo de reservas por meio de planilhas exige bastante atenção da sua equipe e um trabalho manual que demanda tempo. Com isso, a empresa necessita de mais pessoas focadas nessa tarefa e todo cuidado possível para evitar problemas como o overbooking.
A automação de reservas permite otimizar essa atividade e reduz significamente os riscos de erros na disponibilidade de vagas. Nesse contexto, um sistema especializado na venda de passeios e experiências turísticas é crucial para processar compras e controlar o estoque de forma eficiente.
Com ele, você consegue cadastrar atividades com o total de vagas disponíveis, vendê-las utilizando uma solução de pagamento segura, com múltiplos gateways, e acompanhar cada reserva que é realizada, atualizando automaticamente o seu estoque.
Dessa forma, você consegue realizar vendas automáticas e não precisa se preocupar em acompanhar o seu estoque manualmente, economizando tempo e dinheiro.
2. Padronizar informações obrigatórias na hora da venda
O sistema de reservas é importante tanto para compras online feitas pela loja virtual, como também para o registro de vendas por outros canais, como maquininha e Backoffice. Mas para tornar a sua operação ainda mais eficiente, é preciso organizar e padronizar algumas informações.
O uso de um formulário básico no checkout, com inserção de dados obrigatórios, auxilia nessa tarefa, fazendo com que o cliente só consiga finalizar a compra quando os campos exigidos forem preenchidos. Dessa forma, você consegue ter acesso a informações relevantes e obter mais segurança no processo de aprovação de compras.
Segurança na venda
Se o seu sistema de reservas possui um antifraude e um recurso voltado para análise da compra, oferecendo alertas importantes, também é possível verificar compras suspeitas e cancelá-las, ajudando a evitar fraudes e falsos chargebacks.
Caso a sua operação necessite de informações diversas sobre o comprador, você também poderá utilizar formulário automático, solicitando dados diversos. Essa função é essencial para agências de excursões, por exemplo.
3. Automatizar confirmações e envio de vouchers
O envio manual de confirmações e vouchers são tarefas que também demandam bastante tempo e cuidado da sua equipe. Caso elas não sejam feitas em um rápido período de tempo, o seu cliente pode sentir insegurança e isso prejudicará a experiência de compra dele.
Essa situação se torna ainda pior quando a compra do cliente é feita fora de horários comerciais e não há equipe disponível para atender e confirmar reservas. Por isso, é crucial que isso seja feito automaticamente, garantindo que o cliente receba a confirmação de compra por e-mail com rapidez e tenha acesso ao seu voucher com praticidade, além de receber lembretes sobre o passeio ou atividade.
4. Estabelecer políticas claras de cancelamento e reagendamento
Para otimizar ainda mais o seu fluxo de reservas e evitar problemas futuros, é essencial que a sua empresa destaque no próprio site/loja virtual, quais são suas políticas de cancelamento e reagendamento.
Isso evita desgastes com o cliente que podem se tornar processos judiciais e acarretar em prejuízos financeiros. Além disso, a imagem da sua empresa pode ser prejudicada no mercado.
Sempre deixe claro o que está incluso ou não nos passeios, experiências turísticas ou excursões. Bem como, todas as suas políticas de cancelamento e agendamento, oferecendo o máximo de clareza ao cliente.
Quando ele acessa essas informações com facilidade, sem depender de atendimento comercial pelo WhatsApp, você reduz o tempo do turista e o da sua equipe.
5. Utilizar relatórios para prever demanda e ajustar a operação
O uso de relatórios é essencial para mandar o seu fluxo de reservas organizado. Afinal, é por meio deles que você consegue fazer análises detalhadas sobre as suas vendas e tomar decisões estratégicas a partir delas, que ajudam a escalar a empresa e evitar falhas.
Eles são essenciais para ajudar no controle das suas reservas, observando diversos fatores que impactam no dia a dia da sua operação, como número de no-shows e check-ins, picos de demanda, cancelamentos, faturamento, entre outros dados importantes.
Dentro do sistema de reservas do Paytour, você pode gerar mais de 10 relatórios diferentes, que apresentam dados diversos sobre as suas vendas. Também é possível acessar, no dashboard da sua loja, gráficos com estatísticas de vendas, de acordo com o período selecionado.
6. Integre o seu sistema com outra plataforma
Caso você utilize mais de um canal de venda online, busque realizar a integração entre o seu sistema de reservas e a outra solução utilizada. O Paytour, por exemplo, permite que você integre a sua loja virtual à Civistatis, uma plataforma que conecta viajantes a uma rede global de prestadores de serviços turísticos.
Dessa forma, é possível importar todos os dados de vendas realizadas na Civitatis para o Paytour, permitindo que você concentre a sua gestão em um só lugar, otimizando o tempo da sua equipe e facilitando o acompanhamento do fluxo de reservas.
Por meio dessa integração, sempre que houver uma venda pela Civitatis, a disponibilidade cadastrada no Paytour será automaticamente atualizada. Isso elimina a necessidade de ajustes manuais no estoque, evitando problemas com overbooking.
7. Treinar a equipe com fluxos padronizados
Para que o seu fluxo de reservas seja realmente organizado, é necessário que a sua equipe esteja apta a realizar todas as ações sugeridas acima. Portanto, é muito importante que você treine seu time, para que eles consigam configurar e utilizar corretamente o seu sistema de vendas, atualizando disponibilidades e atividades.
Bem como, para que consigam gerar relatórios de vendas diversos e acompanhar todo o fluxo de reservas pelo sistema utilizado, garantindo mais controle e eficiência na operação da sua empresa.
